Nota: este artículo describe la sincronización con Google Sheets de la versión 1 de la app, y se mantiene por razones históricas. La versión actual de Cronometras no incluye sincronización con Google Sheets: exporta los datos en PDF, Excel y JSON.
Si queremos automatizar la actualización de los datos entre nuestra App y nuestra hoja de cálculo de Google Sheets, deberemos realizar unos pasos previos, que conseguiremos tener listos en 5 minutos; solo tendremos que realizar esta operación una vez y estaremos listos para sincronizar nuestra app.
Lo primero que tendremos que hacer será configurar nuestra hoja de cálculo de Google para que se comunique con la aplicación y podamos automatizar el traslado de la información desde la aplicación.
Para ello tendremos que seguir los siguientes pasos:
Abre en tu navegador web tu cuenta de Google Spreadsheets; debes haber iniciado sesión con la cuenta que quieras utilizar para trabajar con la app.
Una vez dentro, pega en la barra de direcciones del navegador la dirección de la plantilla de sincronización: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NYkhsAJHH-jcOTBZOfwhItvLVinGkFafmpH8k7AkSao/edit#gid=1866236056 y pulsa Intro para abrirla.
Se abrirá una hoja de cálculo. Ahora en el menú superior, haz clic en «Archivo» + «Hacer una copia». Aparecerá una ventana emergente donde podrás poner un nombre identificativo a la plantilla + clic en el botón «Hacer una copia».
Ahora tienes tu propia copia de la plantilla. Comparte la hoja con enlace para que desde la aplicación podamos comunicarnos con ella («Cualquier usuario de Internet con este enlace puede editar»).
Abre tu listado de hojas de cálculo desde el panel de inicio https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ : verás que tienes tu propia copia, de la que el propietario eres tú. También hay otra en la que el propietario es la app de Cronometras; para evitar posibles confusiones, elimina la que no es tuya, ya no la usarás más. Para ello haz clic en los 3 botones que hay a la derecha del título de la hoja + Quitar. Ahora vuelve a abrir tu copia.
Vincula un formulario. En el menú superior haz clic en: Herramientas + Crear Formulario + Cambia «Varias opciones» por «Respuesta corta» + clic en el icono superior del ojo para acceder a la vista pública del formulario.
Vuelve a la hoja de cálculo y haz clic en el menú superior «Extensiones» + «Apps Script». Ahora debes crear un activador: en la ventana de Apps Script, haz clic en el botón del menú de la izquierda con el icono del reloj para acceder a la pantalla de activadores + «Añade activador» (abajo a la derecha) + función a ejecutar = limpiar hoja + despliegue a ejecutar = Principal + fuente del evento = De una hoja de cálculo + Tipo de evento = Al enviarse el formulario + Guardar. Debes autorizar el disparador.
Ahora abre tu correo y redacta un mensaje que te enviarás a la cuenta de email con la que trabajes en el dispositivo móvil donde vayas a instalar la aplicación; debes poder abrirlo desde ese dispositivo, ya que serán los datos necesarios para conectar la app con tu hoja de cálculo. La información a incluir es:
nombre Hoja => Escribir «Base».
SpreadSheetID => Copia el SpreadSheetID de la hoja y pégalo en el correo. (https://docs.google.com/spreadsheets/d/----esto es el ID----/edit#gid=xxxxx)
gid => Copia el gid de la hoja y pégalo en el correo. (https://docs.google.com/spreadsheets/d/----esto es el ID----/edit#gid=----esto es el gid----)
FormID => Haz clic en el menú superior «Herramientas» + «crear formulario» + «selecciona respuesta corta» + «ve a la vista pública del formulario» + Copia y pega en el correo la ID del formulario (https://docs.google.com/forms/d/e/----esto es la ID------/)
FormEntryID => En la página del formulario, pulsa «F12» y busca «entry.» + copia y pega en el correo esa ID. Ejemplo: (name="entry.726594466"), lo que debes guardar es entry.726594466
- Vuelve a la hoja de cálculo: verás que ahora la primera pestaña de nuestra hoja de cálculo es la de respuestas del formulario. Debes arrastrarla detrás de la pestaña «Base» de modo que esta quede como la primera pestaña del libro.
El funcionamiento del ecosistema es sencillo: lo que hemos hecho es conectar la App con Google Spreadsheets para poder sincronizar los datos. Cuando le damos a sincronizar, lo primero que hacemos es limpiar la hoja de los datos anteriores; para ello usamos el script de limpiar hoja que ya viene copiado en la plantilla, y para ejecutar este script usamos un disparador que es «al recibir una respuesta del formulario». Por ello, desde la app, al hacer clic en sincronizar lo primero que hacemos es enviar una respuesta al formulario, de modo que ejecuta el disparador y una vez limpia la hoja sincronizamos los datos.
Enlaza ahora la App.
Listo, ya tenemos configurada nuestra hoja de cálculo para la sincronización con nuestra App. Hemos tenido que guardar 5 datos:
Nombre Hoja: «Base», que es el nombre de la hoja donde se sincronizan los datos y que no debes cambiar.
SpreadSheet ID: para conectar la hoja de cálculo con la App.
GID: para seleccionar la hoja a descargar una vez sincronizados los datos de la App con Spreadsheets.
Form Entry ID: para enviar una respuesta desde nuestra App al formulario.
FormID: para conectar el formulario con la App.
Una vez hayas enviado el correo con esos datos al dispositivo donde vas a instalar la app, abre la App en tu dispositivo e inicia sesión con tu cuenta para acceder a la pantalla principal.
Una vez en la pantalla principal, haz clic en la rueda dentada que aparece en la esquina superior izquierda; aparecerá una ventana donde deberás introducir los datos que enviaste previamente: tan solo deberás copiar y pegar esos datos en su caja de texto correspondiente.
En este vídeo del canal de Cronometras se muestra el proceso completo.
Conclusión
Dominar las técnicas de cronometraje industrial es esencial para cualquier profesional que busque optimizar procesos productivos. La aplicación sistemática de estos métodos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye significativamente a la reducción de costes y al aumento de la competitividad empresarial. Recuerde que la precisión en la medición y el análisis riguroso de los datos son la base para establecer estándares de tiempo fiables que impulsen la mejora continua en su organización.
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