¿Que es una sala Obeya?
¿Sabes lo que es Obeya o Oh-Beya? Es una palabra japonesa que significa «salón grande» o «sala de guerra». No te asustes, no se trata de ir a pelear, sino de reunirte con tu equipo en un lugar donde podáis ver cómo van los proyectos, qué problemas hay, qué soluciones se han encontrado y qué acciones se van a hacer. Así podéis hablar más fácilmente, trabajar juntos, saber lo que pasa y decidir lo que hay que hacer.
Obeya tiene muchas ventajas. Por ejemplo, te ayuda a estar alineado con la estrategia de la empresa, a sentirte más comprometido con tu trabajo, a ser más ágil y a innovar más. Hay empresas que usan Obeya y les va muy bien, como Toyota, Airbus o Spotify.
Si quieres crear y usar una Obeya, tienes que tener en cuenta algunas cosas. Por ejemplo, tienes que definir para qué quieres la Obeya y qué objetivos quieres conseguir. También tienes que elegir qué indicadores vas a usar para medir el rendimiento. Además, tienes que diseñar el espacio y los elementos visuales que vas a usar para mostrar la información. También tienes que establecer las normas y las rutinas para reunirte con tu equipo. Y por último, tienes que animar a todos a participar y a dar su opinión.
Obeya es una herramienta muy potente para mejorar la gestión de proyectos y la cultura de la empresa, pero tienes que adaptarla a lo que necesitas y al contexto en el que trabajas.
¿Te gustaría saber más sobre Obeya? Pues sigue leyendo, que te voy a contar algunas cosas interesantes.
Obeya no es solo una sala donde te juntas con tu equipo, sino un sistema, un concepto, una filosofía que se basa en unos principios. Estos principios son los que te ayudan a tomar decisiones de forma inclusiva y sostenible. Por ejemplo, algunos de estos principios son:
- Tener una visión compartida,
- Enfocarse en el valor para el cliente,
- Resolver los problemas en la raíz,
- Aprender de los errores y celebrar los éxitos.
Obeya no es algo nuevo, sino que se lleva usando desde hace años en empresas como Toyota¹, donde forma parte de su sistema de producción lean. El lean es una forma de trabajar que busca eliminar el desperdicio y mejorar la calidad y la eficiencia. Obeya es una herramienta lean que te permite ver el flujo de trabajo, identificar los cuellos de botella, analizar las causas y aplicar las soluciones.
Obeya se puede usar tanto en un espacio físico como en uno digital. Lo importante es que sea un lugar donde puedas ver toda la información relevante sobre el proyecto, como los objetivos, los indicadores, los planes, los riesgos y las acciones. También es importante que sea un lugar donde puedas comunicarte con tu equipo de forma clara y frecuente, usando técnicas visuales como gráficos, tableros o post-its.
¿Para que se usa Obeya?
Obeya se puede usar para diferentes tipos de proyectos, como el desarrollo de productos, la gestión de procesos o la implementación de estrategias. Lo que cambia es el nivel de detalle y el alcance de la información que se muestra. Por ejemplo, si usas Obeya para un proyecto de desarrollo de productos, puedes mostrar las fases del ciclo de vida del producto, los requisitos del cliente, los prototipos, las pruebas y las mejoras. Si usas Obeya para un proyecto de gestión de procesos, puedes mostrar el mapa del proceso actual, los puntos críticos, las propuestas de mejora y los resultados esperados.
¿Cuales son sus ventajas?
Obeya tiene muchos beneficios para ti y para tu equipo. Por ejemplo, te ayuda a tener una visión global y compartida del proyecto, a alinear tus acciones con la estrategia de la empresa, a detectar y resolver los problemas rápidamente, a mejorar la colaboración y la confianza entre los miembros del equipo, a fomentar la creatividad y la innovación y a aumentar la satisfacción y el compromiso con el trabajo.
Consejos para implementar Obeya en tu empresa
Ahora que ya sabes qué es Obeya y para qué sirve, te voy a dar algunos consejos para que puedas crear y usar una Obeya de forma efectiva. No se trata de seguir unas reglas fijas, sino de adaptar la Obeya a tu proyecto y a tu equipo. Pero hay algunas cosas que te pueden ayudar:
– Define el propósito y los objetivos de la Obeya. ¿Qué quieres conseguir con la Obeya? ¿Qué información quieres mostrar y compartir? ¿Qué decisiones quieres tomar? Estas preguntas te ayudarán a enfocar la Obeya y a evitar que se convierta en un mero tablón de anuncios.
– Selecciona los indicadores clave de rendimiento (KPIs). Los KPIs son las medidas que te permiten saber si estás avanzando hacia tus objetivos. Deben ser relevantes, específicos, medibles, alcanzables y temporales. Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar la satisfacción del cliente, un KPI podría ser el porcentaje de clientes que recomiendan tu producto o servicio.
– Diseña el espacio y los elementos visuales de la Obeya. El espacio debe ser accesible y cómodo para todos los miembros del equipo. Los elementos visuales deben ser claros y sencillos, usando colores, formas, símbolos y palabras. Puedes usar diferentes tipos de elementos visuales, como gráficos de barras, diagramas de flujo, matrices o mapas mentales. Lo importante es que la información sea fácil de entender y de actualizar.
– Establece las reglas y las rutinas de la Obeya. Las reglas son las normas que definen cómo se va a usar la Obeya. Por ejemplo, quién es el responsable de cada elemento visual, cómo se va a actualizar la información, cómo se va a comunicar el estado del proyecto o cómo se va a registrar el historial de cambios. Las rutinas son las actividades que se realizan periódicamente en la Obeya. Por ejemplo, las reuniones diarias o semanales para revisar el avance del proyecto, los problemas y las acciones; o las sesiones de brainstorming o de feedback para generar ideas o mejorar el proceso.
– Fomenta la participación y el feedback de todos los miembros del equipo. La Obeya es una herramienta colaborativa que requiere el compromiso y la implicación de todos los que participan en el proyecto. Por eso, es importante que todos tengan voz y voto en la Obeya, que puedan expresar sus opiniones, sugerencias o dudas, y que reciban feedback constructivo y reconocimiento por su trabajo.
Espero que estos consejos te sean útiles para crear y usar una Obeya en tu proyecto. Recuerda que la Obeya no es un fin en sí mismo, sino un medio para mejorar tu gestión de proyectos y tu cultura organizacional. ¡Anímate a probarla y cuéntame cómo te va!
Ejemplos de uso de Obeya.
Para terminar el artículo, me gustaría compartir contigo algunos ejemplos de cómo se usa Obeya en diferentes tipos de proyectos y sectores. Así podrás ver cómo se aplica la Obeya en la práctica y cómo se adapta a cada contexto.
– Obeya para el desarrollo de productos. Un ejemplo de este tipo de Obeya es el que usa Toyota, la empresa que originó el concepto. Toyota usa la Obeya para gestionar el desarrollo de nuevos modelos de automóviles, desde la fase de diseño hasta la de producción. En la Obeya se muestra toda la información relevante sobre el producto, como los requisitos del cliente, los prototipos, las pruebas, las mejoras, los costes y los plazos. El equipo se reúne regularmente en la Obeya para revisar el estado del proyecto, resolver los problemas y tomar las decisiones. Gracias a la Obeya, Toyota ha logrado reducir el tiempo de desarrollo de sus automóviles y mejorar su calidad y competitividad.
– Obeya para la gestión de procesos. Un ejemplo de este tipo de Obeya es el que usa Airbus, la empresa aeronáutica. Airbus usa la Obeya para gestionar sus procesos de fabricación, montaje y entrega de aviones. En la Obeya se muestra toda la información relevante sobre el proceso, como el mapa del flujo de valor, los indicadores de rendimiento, los problemas, las acciones y los resultados. El equipo se reúne regularmente en la Obeya para analizar el proceso, identificar los desperdicios, proponer mejoras y verificar los beneficios. Gracias a la Obeya, Airbus ha logrado aumentar su productividad, eficiencia y satisfacción del cliente.
– Obeya para la implementación de estrategias. Un ejemplo de este tipo de Obeya es el que usa Spotify, la empresa de música en streaming. Spotify usa la Obeya para implementar su estrategia de crecimiento e innovación. En la Obeya se muestra toda la información relevante sobre la estrategia, como la visión, los objetivos, las iniciativas, los experimentos y los aprendizajes. El equipo se reúne regularmente en la Obeya para revisar la estrategia, validar las hipótesis, generar ideas y adaptarse al mercado. Gracias a la Obeya, Spotify ha logrado ser una empresa líder en su sector y ofrecer un servicio diferenciado y personalizado a sus usuarios.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo se usa Obeya en diferentes tipos de proyectos y sectores. Seguro que hay muchos más que podrías descubrir e inspirarte. Lo importante es que veas que Obeya es una herramienta flexible y adaptable que puedes usar para mejorar tu gestión de proyectos y tu cultura organizacional.
Espero que este artículo te haya servido para conocer mejor qué es Obeya y para qué sirve. Si te ha gustado, compártelo con tus contactos y déjame un comentario con tu opinión o tu experiencia con Obeya. ¡Gracias por leerme!
